Administrative Manager

مسؤولًا عن كفاءة التشغيل الإداري، وانضباط سير العمل، وجودة التنفيذ.

الهدف من الوظيفة

إدارة العمليات اليومية للمكتب، وتحويل تكليفات الإدارة والمحامين إلى مهام واضحة ذات مواعيد محددة، ومتابعة إنجازها والتحقق من جودتها، ومعالجة التأخير والأخطاء، بما يقلل حاجتكِ إلى متابعة كل موظف بنفسكِ

[ مؤهل جامعي في إدارة الأعمال أو القانون أو تخصص ذي صلة.

[ خبرة عملية لا تقل عن خمس سنوات في الإدارة والتشغيل، منها سنتان على الأقل في الإشراف على فريق عمل.

[ خبرة سابقة في إدارة مكتب محاماة أو إدارة قانونية، ويفضل داخل الكويت.

[ فهم عملي لدورة ملف القضية: فتح الملف، وتداول المستندات، ومتابعة الجلسات، وتسجيل المستجدات، والأرشفة والإغلاق.

[ إجادة العربية كتابةً وتحدثًا، ومستوى جيد جدًا في الإنجليزية للمراسلات المهنية.

[ خبرة مثبتة في معالجة تراكم الأعمال، وتحسين الإجراءات، ورفع التزام الموظفين بالمواعيد.

المهام والمسؤوليات الأساسية

المجال المطلوب منه

إدارة العمل اليومي توزيع المهام وفق الأولوية والموعد وحجم العمل، وتحديد مسؤول واضح عن كل مهمة

متابعة الموظفين متابعة الإنجاز يوميًا، ومعالجة التعطيل، والتأكد من جودة المخرجات قبل إغلاق التكليف

الجلسات والمواعيد ضمان وجود آلية لتسجيل المستجدات والتنبيه والمتابعة، مع اعتماد المواعيد والإجراءات القانونية من المحامي المسؤول

إدارة الملفات ضبط فتح الملفات الإلكترونية والورقية، وتوحيد التسمية والفهرسة، والتحقق من اكتمال المستندات وسهولة استرجاعها

الطباعة والتنسيق والأرشفة وضع معايير واضحة للجودة ومتابعة الالتزام بها، وتقليل الأخطاء والأعمال المعادة

المراسلات وخدمة العملاء تنظيم البريد والطلبات الواردة، وتحديد مسؤول الرد ومتابعته، وتطبيق قوالب المراسلات المعتمدة

الإجراءات الداخلية إعداد إجراءات عمل مكتوبة وقوائم فحص، وتوضيح مسؤوليات كل وظيفة ومن يحل محلها أثناء الغياب

إدارة الأداء تقييم الموظفين بمؤشرات واضحة، وتحديد الاحتياجات التدريبية، وتوثيق التقصير ورفع التوصيات

التقارير للإدارة تقديم تقرير أسبوعي مختصر يوضح الإنجاز والتأخير والمخاطر والقرارات المطلوبة منكِ

استمرارية العمل تنظيم تسليم المهام عند الإجازات أو انتهاء الخدمة، ومنع ارتباط المعرفة والملفات بموظف واحد

المهارات التي يجب التركيز عليها في الاختيار

1. القيادة والحزم المهني: يستطيع توجيه الموظفين ومواجهة التسويف ومتابعة الالتزام بهدوء وعدالة.

2. المتابعة حتى الإغلاق: لا يكتفي بإرسال التكليف أو التذكير؛ يتحقق من وجود نتيجة صحيحة يمكن مراجعتها.

3. ترتيب الأولويات: يميز بين العمل العاجل والمؤثر والعمل الروتيني، ويحسم تضارب الطلبات.

4. حل المشكلات باستقلالية: يعالج المشكلات اليومية ضمن صلاحياته، ويرفع لكِ المسائل التي تتطلب قراركِ مع اقتراح حل.

5. الدقة وضبط الجودة: يكتشف النقص والتعارض والتكرار، ويضع إجراءات تمنع تكرار الخطأ.

6. التواصل والكتابة المهنية: يصيغ تعليمات واضحة وتقارير مختصرة ومراسلات سليمة.

7. السرية وحسن التقدير: يتعامل بمهنية مع ملفات العملاء والبيانات المالية وشؤون الموظفين.

8. إدارة التغيير: يستطيع إدخال نظام جديد وتدريب الفريق عليه ومتابعة تطبيقه فعليًا.

Job Details

Preferred Candidate

Suite de l’annonce…